Cada vez es más cierto aquello de que "el tiempo es oro". El tiempo se ha convertido en un recurso escaso y valioso por lo que gestionarlo de manera eficiente es vital si queremos llegar a todo.
En el trabajo, una adecuada gestión del tiempo es una herramienta fundamental, no se trata de saber qué tareas tenemos que hacer y poner alarmas cuando se acerquen las deadlines. Tenemos que ser capaces de asignar, controlar y optimizar el tiempo de manera eficiente para cumplir con todos los objetivos.
Ventajas de una buena gestión del tiempo
- Dispara tu productividad: ¡Que nada te interrumpa! Al conocer la prioridad e importancia de tus tareas puedes organizarlas para que puedas resolverlas de manera individual. Esto ayuda a terminarlas más rápido, ya que al eliminar las distracciones les prestas toda tu atención y eliminas el multitasking.
- Reduce el estrés: Tienes mil cosas que hacer y no sabes por donde empezar... ¿Conoces esta sensación? Al desarrollar tu capacidad de gestión del tiempo aprenderás a crear un plan de acción claro y bien organizado. Así evitarás los retrasos, imprevistos de última hora y la sensación de estar siempre corriendo detrás del reloj.
- Mejora en la toma de decisiones: Al tener una visión clara del tiempo disponible y la importancia de las tareas, contamos con la información necesaria para tomar decisiones informadas.
- Mejora tu creatividad e innovación: Liberar tu agenda y disminuir el estrés permite tener tiempo de calidad para dedicar a las actividades más creativas. Puedes prestarles toda tu atención para generar nuevas ideas y soluciones innovadoras.
- Mejora las relaciones laborales: Al saber manejar la agenda, las tareas y los compromisos se cumplen a tiempo. Esto reduce el estrés general lo que mejora las relaciones entre el equipo, con los clientes y con los supervisores.
¿Qué estrategia seguir para desarrollar tu capacidad de gestión del tiempo?
Recuerda que el objetivo es desarrollar tus capacidades. Por lo que es importante adaptar esta estrategia a tus necesidades propias e individuales, toma estos putos como una guía que puedes modificar y adaptar a tus necesiades.
1. Autoevaluación y análisis
El primer paso para mejorar tu capacidad de gestión del tiempo es entender cómo lo utilizas. Reflexiona sobre tus hábitos. ¿Cuál es tu rutina diaria? ¿Qué actividades te consumen más tiempo? ¿Cuáles son tus mayores distracciones?... Una vez sepas en qué empleas tu tiempo, puedes identificar en que áreas puedes ser más eficiente.
Además, con esta información podemos proponernos otras metas como controlar el tiempo que pasamos en redes sociales o aumentar el que pasamos haciendo deporte.
2. Priorización de tareas
Este es el pilar de una buena gestión del tiempo. Hay que identificar qué tareas o responsabilidades son las más importantes, cuáles son secundarias y el tiempo que te necesitas para llevarlas a cabo.
Este proceso puede parecer sencillo pero no siempre lo es. ¡No te rindas! Hay herramientas que te pueden ayudar. Una de las más conocidas es la Matriz de Eisenhower que nos muestra las tareas dentro de una escala de urgencia - importancia. Esto nos permite conocer lo que realmente es prioritario y que puede esperar.
3. Planificación y organización
Una vez ya conocemos la prioridad de las tareas, ya podemos empezar a crear el plan de acción. Dedica un tiempo para planificar tu actividades y asignarles un deadline.
Es vital ser realistas al establecer las metas y el tiempo que necesario para cumplirlas. Un buen consejo es extender un poco este tiempo para tener un margen de seguridad, de esta manera, si surge algún imprevisto o alguna tarea se retrasa, no afectará al resto.
¡No olvides dejar tiempo para descansar! Nadie puede rendir al máximo todo el tiempo, es importante hacer pausas regulares para descansar y recargar energías.
4. Elimina las distracciones
Haz un poco de introspección e identifica las principales distracciones que te impiden aprovechar al máximo tu tiempo, habrá que trabajar para minimizarlas. Estos ejercicios pueden tener muchas formas: desde desactivar las notificaciones en el teléfono hasta usar auriculares para disminuir el ruido ambiental.
5. Encuentra la técnica adecuada
Hay muchas maneras de organizar la agenda y gestionar el tiempo para maximizar la eficiencia, quizás te suenen métodos como el pomodoro, flowtime, del ritmo ultradiano, batching... No todos tenemos las mismas necesidades por lo que es importante escoger la metodología que mejor se adapte a ti, aunque no sea la más popular. Elije la que mejor se adapte a tu estilo de trabajo y hábitos personales.
6. Autoevaluación
Como en todas las estrategias es muy importante la autoevaluación. Revisa tu progreso ¿Has alcanzado tus metas? Si no es así, quizás la metodología que estás empleando no es la adecuada y hay que ajustarla.
Siguiendo estos pasos de manera consciente y comprometida, mejorarás en tu capacidad de gestión del tiempo y optimizarás tu manera de trabajar.
Consejos adicionales para mejorar la gestión del tiempo
Ahora que ya tienes una estrategia sólida para empezar tu desarrollo, te mostramos unos cuantos tips complementarios a la estrategia.
- Aprende a decir "No": A veces la clave para llevar una buena gestión del tiempo es aprender a establecer límites y priorizar tus necesidades y tareas. No tengas miedo a decir que "no" a solicitudes que no te correspondan, no contribuyan a tus objetivos, puedan abrumarte o te resulten inabarcables.
- Utiliza herramientas de productividad: Explora herramientas y aplicaciones diseñadas para ayudar a visualizar las tardeas, sus característica y su progreso. Algunas de las más conocidas son Trello, Airtable, Asana o Toggl.
- No te olvides de tus necesidades: Cuida tu bienestar físico y mental. Asegúrate de dormir lo suficiente, hacer ejercicio de manera regular y tomar los descansos que necesites para recargar energías. El autocuidado nos permite rendir al máximo de manera sostenible.
- Adáptate a las circunstancias: Revisa tu plan de acción y ajusta tu estrategia dependiendo de la situación en la que te encuentres. Las personas con gran capacidad de gestión del tiempo son flexibles y saben adaptarse a los cambios.
Con esta estrategia como guía, podrás desarrollar tu capacidad de gestión del tiempo y trabajar de manera más eficaz. ¡Toma las riendas de tu agenda y reduce tu estrés!
